Social- og Indenrigsministeriet har behandlet spørgsmål om sagsindsigt i PowerPoints anvendt i møder mellem repræsentanter for nogle partigrupper i byrådet og medarbejdere i kommunen og om journaliseringspligt for så vidt angår disse PowerPoints.
Udtalt, at § 9 i lov om kommunernes styrelse må forstås således, at det materiale, der ønskes sagsindsigt i, skal foreligge i endelig form i kommunen på det tidspunkt, hvor anmodningen om sagsindsigt ekspederes. Bestemmelsen giver således ikke ret til løbende sagsindsigt i sagsmateriale, der efter ekspedition af en begæring om sagsindsigt måtte blive endeligt.
Det anførte indebærer, at der ikke af § 9 i lov om kommunernes styrelse fulgte en forpligtelse for kommunen til at imødekomme et byrådsmedlems anmodning om fremtidig orientering i samme øjeblik som den kreds af byrådsmedlemmer, som forvaltningen afholdt møder med, om sagsmateriale, som ikke på daværende tidspunkt forelå i endelig form i forvaltningen.
Udtalt, at afgrænsningen af begrebet sagsmateriale i § 9 i lov om kommunernes styrelse er udtryk for samme brede teknologineutrale dokumentbegreb, som anvendes i offentlighedsloven, og at PowerPoints er omfattet af det nævnte dokumentbegreb, uanset om de har været printet eller ej.
Endvidere udtalt, at sagsmateriale, der forelægges for et kommunalpolitisk organ eller for et eller flere kommunalbestyrelsesmedlemmer, vil foreligge i endelig form efter § 9 i lov om kommunernes styrelse.
Videre udtalt, at det ikke er afgørende for, om sagsmateriale foreligger i endelig form efter § 9, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse eller i øvrigt er omfattet af retten til sagsindsigt efter bestemmelsen, om de pågældende har haft fysisk eller tilsvarende rådighed over materialet.
Herefter udtalt, at PowerPoints vedrørende kommunens skolestruktur, som forvaltningen havde forevist nogle af byrådets medlemmer på en skærm el.lign. under disse medlemmers møder med forvaltningen, var omfattet af retten til sagsindsigt efter § 9, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.
Derfor var det ikke i overensstemmelse med § 9 i lov om kommunernes styrelse, at kommunen meddelte et byrådsmedlem afslag på dennes anmodning om sagsindsigt i sådanne PowerPoints.
Uanset, at sagen ikke rejste spørgsmål herom, udtalt, at det forhold, at sagsmateriale har været forelagt borgmesteren i en udvalgsstyret kommune, ikke i sig selv indebærer, at materialet foreligger i endelig form, jf. § 9, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Herved lagt vægt på, at borgmesteren som udgangspunkt ikke er et kommunalpolitisk organ, der kan tage stilling til sagerne, herunder afgøre dem alene eller alene afgive indstillinger til kommunalbestyrelsen, og at borgmesteren samtidig har en særlig rolle som øverste daglige leder af forvaltningen, der gør, at han har adgang til alt materiale i forvaltningen.
Tilføjet, at det forhold, at borgmesteren efter § 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse i særlige tilfælde kan afgøre sager på kommunalbestyrelsens vegne, ikke generelt fører til en anden vurdering. Dog må det antages, at sagsmateriale, der har været forelagt borgmesteren i en sag, som borgmesteren har afgjort efter den nævnte bestemmelse, foreligger i endelig form i forvaltningen, jf. lovens § 9, stk. 1, og dermed er omfattet af medlemmernes ret til sagsindsigt. Tilsvarende må antages at gælde for sagsmateriale i sager, hvori borgmesteren har afgivet indstilling til kommunalbestyrelsen, fordi sagen ikke henhører under et udvalg.
Udtalt, at journaliseringspligten efter offentlighedslovens § 15, stk. 1, efter bestemmelsens ordlyd gælder for interne dokumenter, der foreligger i endelig form, og som har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.
Udtalt, at de PowerPoints, som forvaltningen havde forevist nogle af byrådets medlemmer på en skærm el.lign. under disse medlemmers møder med forvaltningen, var omfattet af journaliseringspligten efter offentlighedslovens § 15, stk. 1, i de versioner, som blev forevist på de enkelte møder. Dette indebar, at de pågældende PowerPoints ikke senere måtte kasseres eller ændres til nye versioner med henblik på brug i senere møder, uden at den version, der havde været forevist, samtidig blev bevaret.
På grundlag af kommunens oplysninger til sagen udtalt, at kommunen ikke havde overholdt sin journaliseringspligt i sagen med hensyn til alle de PowerPoints, der blev forevist på møderne.
Social- og Indenrigsministeriet har besluttet ikke at tage spørgsmål om tilvejebringelsen af beslutningsgrundlaget for behandlingen i kommunens Børn- og Skoleudvalg af en sag om kommunens skolestruktur op til behandling.
Denne del af sagen giver imidlertid anledning til generelle overvejelser om forvaltningens bistand til partier/lister i kommunalbestyrelsen og til enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer. Dette er spørgsmål, som lovgivningen ikke i fuldt omfang udtrykkeligt tager stilling til, og som Social- og Indenrigsministeriet ikke tidligere i sin egenskab af øverste tilsynsmyndighed har udtalt sig om. Samtidig er der tale om spørgsmål, som både principielt og i praksis kan give anledning til vanskelige afgrænsninger. Disse spørgsmål må anses for at være af betydning for kommunerne i almindelighed og aktualiseret af udviklingen i arbejdet i kommunerne.
På denne baggrund har Social- og Indenrigsministeriet besluttet senere at afgive en generel vejledende udtalelse om forvaltningens muligheder for at yde bistand til partier/lister og enkelte medlemmer af kommunalbestyrelsen.
Social- og Indenrigsministeriets brev af 22. august 2016 til bl.a. en kommune
- Kommunaljura og Valg, j.nr. 2015-4180