14.5.1. Telefonnotat om erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste ved orienteringsmøder mellem borgmester og gruppeformænd

06-01-2014
5. Vederlag, godtgørelse mv. Tabt arbejdsfortjeneste - mødeforberedelse

Baggrund

Vejle Kommune har den 1. november 2013 rettet telefonisk henvendelse til Økonomi- og Indenrigsministeriet med spørgsmål om muligheden for at yde erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med formøder mellem borgmesteren og gruppeformændene forud for kommunalbestyrelsesmøder.

Vejle Kommune har på forespørgsel den 5. november 2013 givet en nærmere beskrivelse af møderne. Vejle Kommune oplyste i den forbindelse, at møderne indkaldes af borgmesteren, og at der er tale om en orientering af gruppeformændene om sager, der skal drøftes på det kommende kommunalbestyrelsesmøde.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har den 9. december 2013 telefonisk udtalt sig om muligheden for, at der kan ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i de nævnte møder. Vejle Kommune har samme dag rettet ny telefonisk henvendelse til ministeriet og spurgt til, om kommunalbestyrelsen kan træffe en generel beslutning om afholdelse af de nævnte møder.

Vejle Kommune har ved e-mail den 2. januar 2014 anmodet ministeriet om at bekræfte kommunens forståelse af ministeriets opfattelse.

Der redegøres på denne baggrund i det følgende for ministeriets vurdering af de af Vejle Kommune rejste spørgsmål.

Ministeriets vurdering:

1. Ministeriet ses ikke tidligere at have taget stilling til om, formøder, hvor borgmesteren indkalder gruppeformændene til en orientering om sager på dagsordenen til et kommende kommunalbestyrelsesmøde, er omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra a-f med mulighed for erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.

Kmstl. § 16, stk. 1 og 5, har følgende indhold:

”§ 16. Der ydes et fast vederlag til kommunalbestyrelsens medlemmer. Økonomi- og indenrigsministeren fastsætter nærmere regler om vederlaget. Vederlaget omfatter medlemmernes

a) deltagelse i møder i kommunalbestyrelsen og dennes udvalg samt underudvalg,

b) deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af kommunalbestyrelsen, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse,

c) deltagelse i kurser m.v., der af kommunalbestyrelsen eller af økonomiudvalget efter bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv,

d) deltagelse i seminarer, jf. § 9 a,

e) deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. § 42 c,

f) varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg og

g) udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder m.v.

Stk. 2. (…)

Stk. 3. (…)

Stk. 4. (…)

Stk. 5. Et medlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag. Valget foretages med virkning for et regnskabsår ad gangen. Erstatning ydes for deltagelse i de i stk. 1, litra a-e, nævnte møder m.v. Herudover kan kommunalbestyrelsen beslutte at yde erstatning til et medlem for udførelse af de i stk. 1, litra f, nævnte aktiviteter. Erstatningen kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af det diætbeløb, som af økonomi- og indenrigsministeren er fastsat for møder af ikke over 4 timers varighed, jf. § 16 a, stk. 2. Økonomi- og indenrigsministeren fastsætter nærmere regler om ydelse af erstatningen, herunder om reduktion af det faste vederlag.”

Det følger af § 16, stk. 5, at der er pligt til at yde erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af de i litra a-e nævnte hverv, samt at kommunalbestyrelsen kan beslutte at yde erstatning for varetagelse af de i litra f, men ikke i de litra g, nævnte hverv.

I kommentaren til § 16, stk. 1, litra g, i den kommenterede styrelseslov, side 161 f. anføres:

”Litra g omfatter alle andre aktiviteter forbundet med det kommunale hverv end dem, der er angivet i litra a-f. Under bestemmelsen hører således f.eks. mødeforberedelse samt besigtigelser, tilsynsforretninger, studieture, venskabsbybesøg og deltagelse i repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg, jf. litra f. (…) Amtskommunernes vederlæggelse af amtsrådsmedlemmer var omfattet af bestemmelsen. Af praksis fra dengang kan nævnes, at formøder til møder i en amtskommunes forebyggelsesråd, der blev afholdt mellem rådets formand (et amtsrådsmedlem) og rådets sekretariat, var omfattet af litra g, og der kunne derfor ikke udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste efter stk. 5 til amtsrådsmedlemmet. Også formøder til møder i samarbejdsudvalg m.v., der nedsættes efter sygesikringsoverenskomsterne, blev anset for omfattet af litra g. (Skr. af 7. juli 1998).”

I vejledning nr. 9 af 9. februar 2007 anføres følgende om erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med møder:

”Erstatningen ydes for selve mødetiden m.v. og den samlede rejsetid i forbindelse med mødet m.v. Forberedelsestid i forbindelse med møder m.v. kan ikke indgå i erstatningsberegningen.”

Vejle Kommune har beskrevet formøderne som møder, hvor partiernes gruppeformænd orienteres om sager på dagsordenen til det kommende kommunalbestyrelsesmøde. Ud fra det oplyste må disse møder, der indkaldes af borgmesteren, betragtes som formøder, der for gruppeformændene har karakter af mødeforberedelse. Møderne må derfor umiddelbart være omfattet af § 16, stk. 1, litra g.

 

Det må imidlertid overvejes, om formøder af den nævnte art kan være omfattet af litra f, såfremt møderne afholdes efter anmodning fra kommunalbestyrelsen.

Omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra f, er: ”varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg”.

Bestemmelsen blev indsat som § 16, stk. 1, litra e, ved lov nr. 380 af 14. juni 1995, og flyttet til litra f ved indsættelse af nyt litra e ved lov nr. 381 af 28. maj 2003.

Lov nr. 380 af 14. juni 1995 blev vedtaget på baggrund af lovforslag nr. L 167 fremsat 1. februar 1995. I de specielle bemærkninger anføres om § 16, stk. 1, litra e (nuværende litra f) (Folketingstidende 1994-95, tillæg A, bind II, side 2085 h.sp.):

”Litra e vedrører udførelse af andre kommunale hverv end møder, hvor varetagelsen sker efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg. F.eks. kan der være tale om, at en kommunalbestyrelse eller et udvalg anmoder et medlem om at forelægge en kommunal sag for en statslig myndighed, deltage i forhandlinger med andre kommuner, foretage besigtigelse i en bestemt sag eller deltage i borgermøder m.v.”

Begrebet møde sigter til den forståelse af møder, som er lagt til grund i § 16, stk. 1, litra a (Folketingstidende 1994-95, tillæg A, bind II, side 2085 v.sp.):

”Kravet om, at der skal foreligge et møde, indebærer, at samtlige medlemmer af kommunalbestyrelsen, udvalget m.v. skal være indkaldt til det pågældende møde, og medlemmerne af organet skal deltage i en forhandling og træffe beslutning – eller i hvert fald have mulighed herfor. Også deltagelse med observatørstatus er omfattet af bestemmelsen.”

Det har ikke været hensigten, at litra f ikke skal kunne omfatte mødeaktivitet, men derimod at bestemmelsen skal kunne rumme andre aktiviteter end møder, som begrebet forstås i litra a. At bestemmelsen således finder anvendelse på andre møder, der ikke opfylder de i litra a opstillede krav, følger for så vidt af de ovenfor citerede bemærkninger til litra f, der omtaler ”borgermøder” som et eksempel på aktiviteter, der kan være omfattet af bestemmelsen.

Det følger af ordlyden i § 16, stk. 1, litra f, at varetagelsen af det pågældende kommunale hverv skal ske efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg, jf. også den kommenterede styrelseslov, side 161.

Lægges dette til grund, må det i vurderingen af om et møde, der ikke er omfattet af litra a, er omfattet af litra f, være afgørende, om mødet afholdes efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg.

En sådan fortolkning er ikke i strid med forståelsen af litra g, idet det netop i de specielle bemærkninger betones, at der er tale om alle øvrige hverv end de af litra a-f omfattede, samt at: ”Under bestemmelsen hører således mødeforberedelse, besigtigelser, tilsynsforretninger, deltagelse i repræsentativt arbejde osv. , der ikke finder sted efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg, jf. litra e [nuværende litra f – ministeriets udhævning]” .

Det tydeliggøres derved i bemærkningerne, at et hverv omfattet af litra g, kan være omfattet af litra f, såfremt det udøves efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg.

Det er således efter ministeriets opfattelse muligt, at en kommunalbestyrelse som led i eksempelvis en prioritering af kommunalbestyrelsens politiske arbejde anmoder borgmesteren om at orientere gruppeformændene om sager på dagsordenen til et kommende kommunalbestyrelsesmøde.

2. Kommunalbestyrelsen kan træffe en generel beslutning, hvorved den anmoder om, at de nævnte møder afholdes efter indkaldelse foretaget af borgmesteren.

En sådan beslutning må dog – for at bringe møderne ind under kmstl. § 16, stk. 1 litra f – være nærmere konkretiseret, så det er klart, hvor ofte møderne skal afholdes, og eventuelt hvilke sager møderne skal behandle. Det vil således ikke være tilstrækkeligt, for at møderne kan anses som omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra f, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om at give en generel bemyndigelse til borgmesteren om at kunne indkalde til sådanne møder efter behov.

3. Kommunalbestyrelsen kan i medfør af kmstl. § 16, stk. 5, beslutte, at der ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med sådanne møder, i det omfang de er omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra f.

I den kommenterede styrelseslov, side 164, anføres om, hvorvidt en sådan beslutning i medfør af kmstl. § 16, stk. 5, kan træffes med generel virkning:

”Kommunalbestyrelsen kan efter stk. 5, 5. pkt., træffe beslutning om ydelse af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for udførelse af andre kommunale hverv end møder, jf. note 8 (§ 16, stk. 1, litra f), fra gang til gang eller med generel virkning, forudsat at det i beslutningen præcist angives, hvilke hverv der skal kunne begrunde ydelse af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.”

Kommunalbestyrelsen kan således træffe en generel beslutning om, at der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i de nævnte møder, såfremt disse er omfattet af § 16, stk. 1, litra f.

4. Det bemærkes, at det følger af kmstl. § 10, stk. 1, at kommunalbestyrelsens møder – bl.a. under hensyn til den demokratiske kontrol – er offentlige. Af lovkommentaren til bestemmelsen i § 10, stk. 1, note 2, fremgår bl.a. følgende:

”Det er en væsentlig forudsætning for at føre denne demokratiske kontrol, at forhold af offentlig interesse kan blive afdækket og debatteret, ligesom offentligheden i forvaltningen og mødeoffentlighed kan bidrage til at undgå mistillid til forvaltningen og forhindre, at der opstår og udbredes urigtige forestillinger om forvaltningens virksomhed…”

Hensynet bag bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 10, stk. 1, må på denne baggrund antages at indebære, at der ikke ved afholdelse af formøder, hvor gruppeformændene orienteres af borgmesteren om sager på dagsordenen for et kommende kommunalbestyrelsesmøde, kan ske forhandling m.v. af sagerne, som efter lovens § 10, stk. 1, forudsættes at ske i åbne møder.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har på den baggrund meddelt Vejle Kommune:

  • Der kan alene ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for hverv omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra a-e, og tillige litra f, hvis kommunalbestyrelsen træffer beslutning herom, jf. kmstl. § 16, stk. 5.
  • Der kan ikke ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for hverv omfattet af kmstl. § 16, stk. 1. litra g.
  • Et formøde mellem partiernes gruppeformænd og borgmesteren, der er indkaldt af borgmesteren med henblik på at orientere gruppeformændene om sager, der er på dagsordenen til det kommende kommunalbestyrelsesmøde, må karakteriseres som mødeforberedelse, der som udgangspunkt er omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra g.
  • De nævnte møder kan være omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra f, hvis kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg anmoder om, at møderne afholdes.
  • Kommunalbestyrelsen kan træffe en generel beslutning, hvorved den anmoder om, at de ovenfor nævnte møder afholdes efter indkaldelse foretaget af borgmesteren.
  • En sådan beslutning må dog - for at bringe møderne ind under kmstl. § 16, stk. 1, litra f - være nærmere konkretiseret, så det er klart, hvor ofte møderne skal afholdes, og evt. hvilke sager møderne skal omhandle. Det vil således ikke være tilstrækkeligt, for at møderne kan anses for omfattet af kmstl. § 16, stk. 1, litra f, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om at give en generel bemyndigelse til borgmesteren om at kunne indkalde til sådanne møder efter behov.
  • Kommunalbestyrelsen skal, uanset om indkaldelse sker på baggrund af en generel beslutning, træffe beslutning om, at der ydes erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, for at dette kan ydes, jf. § 16, stk. 5.
  • Kommunalbestyrelsen kan træffe generel beslutning om, at der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i de nævnte møder, såfremt disse er omfattet af § 16, stk. 1, litra f, jf. ovenfor. Der henvises til den kommenterede styrelseslov, side 164.
  • Kommunen skal være opmærksom på, at der under hensyn til bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 10, stk. 1, hvorefter kommunalbestyrelsesmøderne som udgangspunkt er åbne, er snævre grænser for, hvad der nærmere kan behandles på de pågældende formøder.
  • Der kan ikke ved afholdelse af formøder, hvor gruppeformændene orienteres af borgmesteren om sager på dagsordenen for et kommende kommunalbestyrelsesmøde, ske forhandling m.v. af sagerne, som efter lovens § 10, stk. 1, forudsættes at ske i åbne møder.


Læs notatet her.