En kommune anmodede Økonomi- og Indenrigsministeriet om en vejledende udtalelse om rammerne for sagsindsigt efter kommunestyrelseslovens § 9, stk. 1, i mødemateriale mv. fra organer, som kommunale repræsentanter deltager i.
Kommunen ønskede bl.a. oplyst, hvordan udtrykket ”i kommunens administration” i styrelseslovens § 9, stk. 1, skal forstås. Kommunen ønskede endvidere oplyst, om der kan drages paralleller til rammerne for, hvilke dokumenter, der efter offentlighedsloven er omfattet af retten til aktindsigt.
Efter en gennemgang af relevante retsregler, praksis og litteratur udtalte ministeriet opsummerende om sine generelle overvejelser om spørgsmålet, at:
- Der er ret til sagsindsigt i endeligt sagsmateriale, hvis materialet foreligger i kommunens administration.
- Dette gælder, med mindre materialet er således afskærmet, at ikke andre end det/de pågældende bestyrelsesmedlemmer har adgang hertil (samt eventuelt enkelte relevante administrative medarbejdere). Hvorvidt materialet konkret er afskærmet, beror på en konkret vurdering.
- Hvis f.eks. bestyrelsesmateriale, der foreligger i kommunens administration, ikke er afskærmet, vil det som udgangspunkt være omfattet af retten til sagsindsigt. Kun hvis materialet kan siges at være myndighedens almindelige løbende administrative virksomhed helt uvedkommende, er det ikke omfattet af adgangen til sagsindsigt. Denne vurdering må foretages konkret.
- Hvis betingelserne for sagsindsigt ikke er opfyldt, dvs. hvis materialet enten forefindes i kommunens administration, men er tilstrækkeligt afskærmet, eller hvis det ikke findes i administrationen men f.eks. kun hos bestyrelsesmedlemmet selv, kan der efter omstændighederne være pligt til at udlevere materialet til kommunalbestyrelsen.
- Hvorvidt der er pligt til at udlevere materialet, afhænger af, om kommunalbestyrelsen kan give medlemmet bundet mandat (om kommunalbestyrelsen har instruktionsbeføjelse). Dette afhænger af følgende:
- organets opgaver,
- organets karakter og den lovgivning, der generelt gælder for organer af den pågældende karakter, samt
- den regulering, som det konkrete organ i øvrigt er undergivet, herunder speciallovgivning, samt vedtægter for organet mv.
For et kommunalt udpeget medlem af bestyrelsen for et interessentskab, der helt eller delvist varetager kommunale opgaver, vil der være instruktionsbeføjelse, med mindre andet følger af speciel lovgivning, som selskabet er omfattet af, eller af selskabets vedtægter.
Hvis kommunalbestyrelsen har instruktionsbeføjelse over for det pågældende bestyrelsesmedlem, kan kommunalbestyrelsen til brug for udøvelsen heraf forlange at blive orienteret, herunder ved udlevering af dokumenter. Der kan dog være tavshedsbelagte oplysninger, som ikke kan udleveres. Retten til at forlange dokumenter udleveret tilkommer kommunalbestyrelsen, ikke det enkelte medlem.
Økonomi- og Indenrigsministeriets notat af 26. marts 2014
– j.nr. 2014-7079