13.1.3. Telefonnotat om stedfortræderindkaldelse og de dertil knyttede vederlagsregler

08-07-2013
1. Kommunalbestyrelsen og dens udvalg Stedfortræder - indkaldelse af Stedfortræder - vederlæggelse Vederlag - stedfortræder

Baggrund

En kommune havde stillet en række spørgsmål om forståelsen af kommunestyrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt., og § 28, stk. 2, 2. pkt., om stedfortræderindkaldelse samt om de vederlagsmæssige konsekvenser heraf.


I den anledning har Økonomi- og Indenrigsministeriet meddelt kommunen følgende:

Ad § 15, stk. 2, 2. pkt., samt vederlæggelse :

Stedfortræderindkaldelse efter kommunestyrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt., sker, når bortses fra den tidsmæssige betingelse, efter de samme regler som stedfortræderindkaldelse efter lovens § 15, stk. 2, 1. pkt. Det indebærer, at borgmesteren, når der er truffet bestemmelse i styrelsesvedtægten efter lovens § 15, stk. 2, 2. pkt., skal indkalde stedfortræder i samme tilfælde, som vedkommende uden sådan bestemmelse skal indkalde stedfortræder efter § 15, stk. 2, 1. pkt., når det lovlige forfald har den forventede varighed, kommunalbestyrelsen har fastsat i styrelsesvedtægten.

Borgmesteren skal således ligesom efter lovens § 15, stk. 2, 1. pkt., indkalde stedfortræder, ”når [vedkommende] får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sine kommunale hverv” i den af kommunalbestyrelsen fastsatte periode eller længere. Borgmesteren skal ved beslutningen herom inddrage alle de relevante oplysninger, som foreligger, og kan ikke undlade at indkalde stedfortræder blot med den begrundelse, at medlemmet ikke har meddelt forfald.

Det påhviler borgmesteren som led i den almindelige forberedelse af kommu­nalbestyrelsens møder at drage omsorg for, at der foreligger de fornødne oplysninger om og den fornødne dokumentation for de forhold, som forhindrer medlemmet i at varetage hvervet. På samme måde skal den forventede varighed af forhindringen være oplyst og så vidt muligt dokumenteret, hvor dette er relevant.

Indkaldelse af stedfortræder efter lovens § 15, stk. 2, er obligatorisk, når betingelserne er opfyldt. Det fraværende medlem eller de medlemmer, der er valgt på samme kandidatliste som det fraværende medlem, kan ikke modsætte sig indkaldelsen.

Borgmesteren skal indkalde stedfortræderen til det førstkommende møde i kommunalbestyrelsen efter forhindringens indtræden. På mødet træffer kommunalbestyrelsen afgørelse om, hvorvidt be­tingelserne for stedfortræderens indtræden er til stede.

Se hertil Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, side 47.

Det er kommunalbestyrelsen, der træffer den endelige afgørelse om, hvorvidt betingelserne for indkaldelse af stedfortræder er lovlig.

Har borgmesteren ikke kendskab til, at medlemmet vil være forhindret i at varetage sit hverv, har borgmesteren ikke mulighed for at indkalde stedfortræder, jf. lovens § 15, stk. 2, 2. pkt., jf. 1. pkt.

Da stedfortræderindkaldelse efter lovens § 15, stk. 2, 2. pkt., ligesom efter lovens § 15, stk. 2, 1. pkt., er obligatorisk, har gruppen ikke mulighed for at træffe beslutning om, hvorvidt stedfortræder skal indkaldes eller ikke.

Vederlæggelse

Efter kommunestyrelseslovens § 16, stk. 8, ydes der til stedfortrædere, der indkaldes til at deltage i enkelte møder i kommunalbestyrelsen efter bestemmelserne i kommunestyrelseslovens § 14, stk. 3, og § 15, stk. 1, diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste efter reglerne i kommunestyrelseslovens § 16 a, stk. 2 og 3, jf. herved også § 6, stk. 1, 3. pkt., i bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelsen af kommunale hverv (vederlagsbekendtgørelsen).

Sker stedfortræderindkaldelse derimod i medfør af kommunestyrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt., skal stedfortræderen vederlægges med et forholdsmæssigt vederlag, jf. vederlagsbekendtgørelsens § 6, stk. 1, 1. og 2. pkt. Kommunestyrelsesloven indeholder ikke særskilt hjemmel til at fastsætte regler om vederlæggelse af stedfortrædere, men den almindelige hjemmel til at vederlægge medlemmer med fast vederlag, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1, må føre til, at der er den fornødne hjemmel til forholdsmæssig vederlæggelse af stedfortræderen for stedfortræderperioden. Der er i den situation ikke hjemmel til at yde erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, men der ydes/kan ydes godtgørelser efter kommunestyrelseslovens § 16, stk. 10 og 11.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har ikke udtalt sig om, hvordan man i praksis beregner forholdsmæssigt vederlag ved deltagelse i enkelte møder i kommunalbestyrelsen, herunder om det månedlige vederlag (nødvendigvis) skal deles med 30 henholdsvis 31 (dage). Såfremt stedfortræderen indkaldes til det enkelte møde nogle dage i forvejen, kan det overvejes at anse stedfortræderen for indtrådt i kommunalbestyrelsen fra dette tidspunkt, således at der ydes forholdsmæssigt vederlag for en længere periode end én dag. Det er Økonomi- og Indenrigsministeriets vurdering, at der næppe vil være grundlag for at anse en sådan praksis for ulovlig.

Kommunalbestyrelsen kan søge om dispensation efter kommunestyrelseslovens § 65 c, hvis kommunalbestyrelsen ønsker en anden ordning end den, der er fastsat i kommunestyrelsesloven, jf. § 6 i vederlagsbekendtgørelsen. Der er praksis for, at ministeriet meddeler dispensation til kommuner, der i tilknytning til en udnyttelse af bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt., ønsker at fastsætte regler om, at stedfortrædere, som indkaldes til at deltage i enkelte møder i kommunalbestyrelsen, ydes diæter i overensstemmelse med bestemmelserne i styrelseslovens § 16, stk. 8, jf. vederlagsbekendtgørelsens § 6, stk. 1, 3. pkt.

Det bemærkes, at hvis der efter kommunens styrelsesvedtægt er pligt til at indkalde stedfortræderen ved det ordinære medlems forfald til enkelte møder, har gruppen som tidligere nævnt ikke mulighed for at træffe beslutning om, hvorvidt stedfortræder skal indkaldes eller ikke. Bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 15, stk. 2, 2. pkt., må i den situation anses for at have forrang. Hvis indkaldelsen således må anses for at ske i medfør af § 15, stk. 2, 2. pkt., må stedfortræderen vederlagsmæssigt behandles i overensstemmelse hermed, dvs. der skal ydes forholdsmæssigt vederlag.

Ad § 28, stk. 2, 2. pkt., samt vederlæggelse :

Stedfortræderindkaldelse efter kommunestyrelseslovens § 28, stk. 2, 2. pkt., er – når bortset fra den tidsmæssige betingelse – undergivet de samme betingelser som stedfortræderindkaldelse efter lovens § 28, stk. 2, 1. pkt.

Det er således efter begge bestemmelser op til vedkommende valggruppe at træffe beslutning om, hvorvidt stedfortræder for et udvalgsmedlem skal indkaldes i det enkelte tilfælde.

Den stedfortræder, der indkaldes efter lovens § 28, stk. 2, 1. og 2. pkt., skal opfylde betingelserne for at være medlem af udvalget. Dette indebærer for så vidt angår stedfortrædere i økonomiudvalg og stående udvalg, at vedkommende skal være medlem af kommunalbestyrelsen. Se svar af 11. april 2013 på spørgsmål 80 (alm. del) til Folketingets Kommunaludvalg.

Som det fremgår af bestemmelsen, forudsætter anvendelse af lovens § 28, stk. 2, 2. pkt., at kommunalbestyrelsen efter lovens § 15, stk. 2, 2. pkt., i styrelsesvedtægten har truffet beslutning om, at der indkaldes stedfortræder i kommunalbestyrelsen for et medlem med lovligt forfald, uanset at forfaldet ventes at vare kortere end en måned. Kravet til forfaldets varighed efter lovens § 28, stk. 2, 2. pkt., kan, som det fremgår af bemærkningerne, ikke være længere for kommunalbestyrelsen end for udvalget, da der ellers vil kunne indkaldes stedfortræder i udvalg i situationer, hvor der ikke indkaldes stedfortræder i kommunalbestyrelsen. Såfremt denne forudsætning er opfyldt, giver bestemmelsen mulighed for stedfortræderindkaldelse ved forfald alene i et enkelt udvalgsmøde.

Såfremt valggruppen ønsker at indkalde den stedfortræder, som indkaldes for det fraværende medlem i kommunalbestyrelsen, kan denne udpeges, når kommunalbestyrelsen efter lovens § 15, stk. 4, har godkendt stedfortræderens indtræden i kommunalbestyrelsen. Efter lovens § 15, stk. 4, prøver kommunalbestyrelsen, om betingelserne for indkaldelse af stedfortræder i kommunalbestyrelsen er opfyldt.

I tilfælde, hvor der ikke er indkaldt stedfortræder til kommunalbestyrelsen, herunder hvor der er tale om forfald i et enkelt møde, afgør valggruppen, om stedfortræder kan indkaldes blandt kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer.

Hvis valggruppen ikke har kendskab til, at medlemmet vil være forhindret i at varetage sit hverv, har gruppen hverken efter lovens § 28, stk. 2, 1. pkt. eller 2. pkt., mulighed for at indkalde stedfortræder. I praksis er gruppen herved stillet som i en situation, hvor valggruppen har valgt ikke at indkalde stedfortræder.

Vederlæggelse

Et kommunalbestyrelsesmedlem, der indkaldes som stedfortræder i et udvalg efter kommunestyrelseslovens § 28, stk. 2, har krav på forholdsmæssigt vederlag for den periode, hvor den pågældende er medlem af udvalget, jf. § 8 i vederlagsbekendtgørelsen. Det gælder også, hvor indkaldelse sker efter regler fastsat i medfør af kommunestyrelseslovens § 28, stk. 2, 2. pkt., og hvor det ordinære medlems forfald således har en forventet varighed på mindre end en måned, herunder ved indkaldelse til enkelte møder.

Økonomi- og Indenrigsministeriet har ikke udtalt sig om, hvordan man i praksis beregner forholdsmæssigt vederlag ved deltagelse i enkelte møder, herunder om det månedlige vederlag (nødvendigvis) skal deles med 30 henholdsvis 31 (dage). Såfremt stedfortræderen indkaldes til det enkelte møde nogle dage i forvejen, kan det overvejes at anse stedfortræderen for at være medlem af udvalget fra dette tidspunkt, således at der ydes forholdsmæssigt vederlag for en længere periode end én dag. Det er Økonomi- og Indenrigsministeriets vurdering, at der næppe vil være grundlag for at anse en sådan praksis for ulovlig.


Læs telefonnotatet her.