10.1.2. Om kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til rimelig tid til at forberede sig til en sags behandling i kommunalbestyrelsen

08-10-2010
1. Kommunalbestyrelsen og dens udvalg Sagsmateriale - retningslinjer for udleveret

Baggrund

Et kommunalbestyrelsesmedlem klagede til Velfærdsministeriet, nu Indenrigs- og Sundhedsministeriet, over, at vedkommende i forbindelse med en afskedigelsessag, som skulle behandles i kommunalbestyrelsen, ikke havde haft tilstrækkelig tid til at læse et høringssvar fra den afskedigedes interesseorganisation. Det fremgår af sagens oplysninger, at høringssvaret var kommet kommunen i hænde den 18. i måneden (en fredag), og at kommunen traf en administrativ beslutning om først at forelægge høringssvaret for kommunalbestyrelsesmedlemmerne på dagen for kommunalbestyrelsesmødet, hvor der skulle træffes en beslutning i afskedigelsessagen, hvilket var den 21. i samme måned.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt på baggrund af sagen anledning til at udtale sig om, hvorvidt den kommunale styrelseslovs regler om, at det fornødne materiale til behandling af en sag skal være tilgængeligt for kommunalbestyrelsens medlemmer, således at de har en rimelig tid til at forberede deres stilling til sagen, kunne antages at være overholdt i forbindelse med sagen.

Udtalelse

Udtalt at § 8, stk. 4, 1. pkt. [1] , i lov om kommunernes styrelse er udtryk for almindelige kommunalretlige grundsætninger, hvorefter det antages, dels at en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag, dels at det herefter fornødne materiale til bedømmelse af sagen skal være tilgængeligt forud for mødet, således at medlemmerne har en rimelig tid til at forberede deres stillingtagen.

Udtalt, at den almindelige kommunalretlige retsgrundsætning, hvorefter en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag, fastsætter en ramme for kommunalbestyrelsens skøn over, hvilket oplysningsgrundlag det er nødvendigt at indhente, inden der skal træffes afgørelse i en sag.

Udtalt, at det vil være i strid med lovgivningen, hvis det nødvendige oplysningsmateriale foreligger så sent i forhold til kommunalbestyrelsens møde, at medlemmerne ikke har en rimelig tid til og et rimeligt grundlag for at forberede deres stillingtagen og stemmeafgivning i sagen. Ved vurderingen af, om lovgivningen er tilsidesat i den forbindelse, må der lægges vægt på karakteren, herunder omfanget, af det oplysningsmateriale, som foreligger sent i forhold til kommunalbestyrelsens møde, ligesom der må lægges vægt på karakteren af det oplysningsmateriale, som i øvrigt er tilgængeligt til brug for kommunalbestyrelsens møde. Desuden må der lægges vægt på, om der er tale om en hastende sag eller en sag, der umiddelbart kan tages stilling til.

Hvis kommunalbestyrelsens medlemmer ikke har haft praktisk mulighed for at forberede deres stillingtagen til en sag, kan kommunalbestyrelsen ikke mod et medlems protest træffe afgørelse i sagen, medmindre sagen ikke tåler opsættelse, eller sagen har en sådan karakter, at der kan tages stilling uden forberedelse, f.eks. fordi sagen vedrører et meget enkelt problem. [2]

Udtalt, at høringssvar i en afskedigelsessag som udgangspunkt vil være en del af det nødvendige oplysningsgrundlag i sagen, da det indeholder partens oplevelse af de faktiske omstændigheder i sagen samt evt. partens bemærkninger til sagens retlige grundlag. Dette gælder uanset, at den beslutning, kommunalbestyrelsen træffer, er en beslutning om at tiltræde et forlig i sagen.

Udtalt, at efter ministeriets opfattelse må den kommunale styrelseslovs § 8, stk. 4, 1. pkt., antages at indebære, at såfremt det til bedømmelse af en sag fornødne materiale ikke kan være tilgængeligt for kommunalbestyrelsesmedlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet, så skal materialet gøres tilgængeligt snarest muligt efter udløbet af denne frist. Dette indebar efter ministeriets opfattelse i den foreliggende sag, at kommunen burde have taget initiativ til at varsle kommunalbestyrelsesmedlemmerne om, at det eventuelle høringssvar i sagen ville fremkomme senest fredag den 18., samt endvidere have givet kommunalbestyrelsesmedlemmerne adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af høringssvaret fra det tidspunkt, hvor dette blev modtaget i kommunen.

Udtalt, at det er Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse, at forvaltningen har mulighed for at stille krav om, at gennemsyn af sagsmateriale til brug for kommunalbestyrelsesmøder skal ske på bestemte tidspunkter. I weekender må det endvidere antages, at forvaltningen af hensyn til de medarbejdere, som skal være til stede uden for almindelig arbejdstid, i videre omfang end på hverdage vil kunne begrænse det tidsrum, hvor kommunalbestyrelsens medlemmer kan komme og læse sagsmaterialet. Herunder vil der f.eks. kunne stilles krav om, at medlemmerne aftaler tid, eller at de kommer inden for et nærmere afgrænset tidsrum. Der må endvidere påhvile forvaltningen et ansvar for at sørge for, at kommunalbestyrelsens medlemmer får information om sagsmaterialets tilgængelighed, herunder praktisk mulighed for at læse materialet.

 

Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 8. oktober 2010
til et kommunalbestyrelsesmedlem
– j.nr. 1005371



[1] Bestemmelsen er ved lov nr. 1470 af 17. december 2013 ændret med virkning fra den 1. januar 2014. Lovændringen indebærer ingen ændringer i kravene til det materiale, der er fornødent til bedømmelse af en sag, jf. lovforslag nr. L 25, FT 2013/14, men indebærer, at dette materiale skal udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder.

[2] Ved den i note 1 nævnte lov er der indsat et nyt stk. 5 i § 8 i lov om kommunernes styrelse. Bestemmelsen indebærer blandt andet, at fristen på 4 dage for udsendelse af dagsorden og det fornødne materiale kun kan fraviges ved enighed og i sager, der ikke tåler udsættelse, og altså ikke i sager, hvortil flertallet vurderer, at der umiddelbart kan tages stilling, se lovforslag nr. L 25, FT 2013/14.