08.5.1. Om godkendelse af vederlag til bestyrelsesmedlemmer i et kommunalt fællesskab

22-04-2008
5. Vederlag, godtgørelse mv. Kommunale fællesskaber - vederlæggelse Vederlag - bestyrelsesmedlem

Et trafikselskab, der er et kommunalt fællesskab, påklagede Statsforvaltningen Syddanmarks afgørelse om vederlæggelsen af næstformanden og de menige bestyrelsesmedlemmer.

Statsforvaltningen Syddanmark havde godkendt et fast vederlag til formanden for bestyrelsen af det kommunale fællesskab til 77.000 kr. pr. 1. oktober 1997, svarende til 93.779,02 kr. pr. 1. april 2007.

Velfærdsministeriet godkendte et fast vederlag til næstformanden for bestyrelsen af det kommunale fællesskab på 35 % af det af Statsforvaltningen Syddanmark godkendte vederlag til bestyrelsesformanden, svarende til 32.822,65 kr. pr. 1. april 2007. Statsforvaltningen havde alene godkendt et fast vederlag til næstformanden på 10 % af formandsvederlaget.Det kommunale fællesskab havde anmodet et fast vederlag til næstformanden på 40 % af formandsvederlaget.

Velfærdsministeriet stadfæstede Statsforvaltningens afslag på godkendelse af, at der skulle ydes de menige bestyrelsesmedlemmer et fast vederlag.

Det kommunale fællesskab havde oplyst en årlig forventet omsætning på ca. 456 mio. kr.

Ad næstformanden: Det kommunale fællesskab havde oplyst et forventet timeforbrug for næstformanden på 202,5 timer om året svarende til 40 % af formandens tidsforbrug.

Statsforvaltningen havde ved fastsættelsen af vederlaget taget udgangspunkt i princippet om, at såvel næstformanden for regionsrådet som kommunalbestyrelsen af regionsrådet henholdsvis kommunalbestyrelsen kan tillægges et fast vederlag på indtil 10 % af formandens vederlag, jf. vederlagsbekendtgørelserne. Størrelsen af vederlaget til det kommunale fællesskabs næstformand skal imidlertid fastsættes i overensstemmelse med Indenrigsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. marts 1981 om vederlæggelse af hverv som medlem af bestyrelsen for selskaber, som helt eller delvis er i offentligt eje. Det fremgår heraf, at fastsættelsen af størrelsen af et fast vederlag i tilfælde, hvor cirkulæret kan ydes et sådant, skal ske på grundlag af en opgørelse over den tid, der anvendes/forventes anvendt, og en betaling pr. time, som svarer til den, der anvendes ved statens fastsættelse af tilsvarende vederlag. Ministeriet var derfor ikke enigt med Statsforvaltningen.

Ministeriet var enigt med statsforvaltningen i, at næstformanden som udgangspunkt ikke kan honoreres for opgaver, som formanden allerede er honoreret for at varetage, og i, at der ved tildeling af fast vederlag er taget højde for, at næstformanden skal varetage visse opgaver i formandens sted ved dennes fravær. Det kommunale fællesskab havde oplyst, at næstformandens aktiviteter bl.a. omfattede mødeaktivitet og forhandlinger, hvis formanden ikke kunne deltage, samt løbende ajourføring, således at næstformanden kunne træde i formandens sted. På denne baggrund måtte ministeriet forstå det kommunale fællesskabs oplysninger således, at i hvert fald af en del af næstformandens skønnede tidsforbrug dækkede opgaver, som primært varetoges af formanden, og som formanden allerede var honoreret for. Ministeriet kunne allerede på den baggrund ikke godkende et vederlag til næstformanden på 40 pct. af formandens vederlag.

Omvendt fandt ministeriet, at der kunne være saglige grunde til, at en opgave varetoges i fællesskab mellem formand og næstformand, uden at der af denne grund var tale om dobbeltvederlæggelse for den samme funktion.

Ved fastsættelsen af størrelsen af vederlaget lagde ministeriet ikke alene vægt på det anslåede tidsforbrug, men tillige en samlet vurdering af oplysningerne i sagen, selskabets omsætning, herunder i forhold til andre trafikselskabers omsætning, og de vederlag til medlemmer af bestyrelserne, der er godkendt for andre trafikselskaber.

Ad de menige bestyrelsesmedlemmer:
Trafikselskabet havde vurderet, at de menige bestyrelsesmedlemmers tidsforbrug ville udgøre ca. 8 timer på forberedelse og deltagelse pr. bestyrelsesmøde, svarende til ca. 96 timer om året, svarende til ca. 20 % af formandens tidsforbrug.

Ministeriet fandt ligesom Statsforvaltningen Syddanmark ikke, at der på baggrund af de foreliggende oplysninger om det forventede tidsforbrug for de menige medlemmer af bestyrelsen var grundlag for at fravige udgangspunktet om, at vederlæggelsen af hvervet som bestyrelsesmedlem som udgangspunkt bør ske på grundlag af reglerne om mødediæter efter § 16 a i den kommunale styrelseslov. Ministeriet havde herved lagt vægt på, at der ikke forelå oplysninger om, at hvervet som menigt bestyrelsesmedlem indebar en betydelig arbejdsindsats, der ikke var direkte knyttet til mødevirksomhed. Ministeriet havde endvidere lagt vægt på, at tidsforbruget for de menige bestyrelsesmedlemmer til forberedelse af bestyrelsesmøder efter det oplyste måtte forventes at udgøre to timer pr. møde. Ministeriet fandt ikke, at en forberedelsestid af den angivne størrelse gik ud over, hvad der normalt kunne forventes.

Velfærdsministeriets brev af 22. april 2008 til et kommunalt fællesskab
– Forvaltningsjura, j.nr. 2007-2341-4