Efter offentlighedslovens § 4, stk. 3, skal en begæring om aktindsigt angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.
Generelt udtalt, at offentlighedslovens § 4, stk. 3, som udgangspunkt ikke giver en myndighed adgang til at afvise udlevering af bestemte dokumenter under henvisning til manglende angivelse af sagen, hvis myndigheden dog på andet grundlag kan identificere det eller de konkrete dokumenter, der ønskes udleveret. Bestemmelsen gør det dog berettiget at meddele afslag, uanset at genstanden for begæringen er let identificerbar, hvis begæringen reelt tilsigter at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager, herunder alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode, eller alle sager af en bestemt art.
Udtalt, at en fagforenings anmodning om aktindsigt i lønforholdene for alle akademikere i kommunens tekniske forvaltning efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse tilsigtede at skabe adgang til en ubestemt flerhed af sager, idet anmodningen omfattede alle sager af en bestemt art. Anmodningen indikerede således ikke et vist kendskab til eksistensen af de sager, som fagforeningen ønskede at blive gjort bekendt med.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt således, at kommunen kunne afslå fagforeningens anmodning om aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens § 4, stk. 3.
Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 21. februar 2005 til en fagforening – 2.k.kt. j.nr. 2003-2220/217-8