En amtskommune havde givet en afskediget medarbejder afslag på en anmodning om aktindsigt i en referents noter fra et internt møde i et af amtskommunens kontorer, der efterfølgende dannede grundlag for et referat af mødet. Afslag blev givet med henvisning til forvaltningslovens § 12, stk. 1, idet der var tale om et internt arbejdsdokument. Amtskommunen fandt ikke ekstraheringspligten i forvaltningslovens § 12, stk. 2 anvendelig, idet der ikke blev lagt vægt på de pågældende oplysninger i forbindelse med afskedigelsen.
Udtalt, at medarbejderen som part i en konkret afgørelsessag som udgangspunkt kunne forlange at blive gjort bekendt med alle sagens akter, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 1, 1. pkt.
Videre udtalt, at retten til aktindsigt imidlertid kunne begrænses efter forvaltningslovens § 12. Efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter.
Udtalt, at bestemmelsen i forvaltningslovens § 12, stk. 1, nr. 1, bl.a. omfatter referater af møder, der alene udarbejdes til myndighedens eget brug. Også det råmateriale i form af egne notater over observerede personers svar, egne iagttagelser o.lign., der indgår i forberedelsen af en sag, er som udgangspunkt internt arbejdsmateriale.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet fandt, at noterne fra mødet, hvori der blev begæret aktindsigt, måtte betragtes som et internt arbejdsdokument, der efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, som udgangspunkt kunne undtages fra aktindsigt.
Videre udtalt, at det fulgte af bestemmelsen i forvaltningslovens § 12, stk. 2, at oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene er indeholdt i interne arbejdsdokumenter, uanset bestemmelsen i § 12, stk. 1, skal meddeles i overensstemmelse med reglerne i forvaltningslovens kapitel 4. Sådanne oplysninger skal således ekstraheres og udleveres, medmindre der gør sig sådanne hensyn gældende, som er omtalt i § 15.
Ekstraheringspligten i forvaltningslovens § 12, stk. 2, gælder kun tilfælde, hvor de pågældende oplysninger alene indeholdes i det interne arbejdsdokument, og således ikke tilfælde, hvor oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens offentligt tilgængelige dokumenter.
Ministeriet konstaterede efter en gennemgang af de noter, der blev nedskrevet under mødet, sammenholdt med det endelige referat, at der i noterne var enkelte passager og afsnit, herunder vedrørende medarbejderens udtalelser, der ikke var gengivet ordret i referatet. Ministeriet bemærkede i den forbindelse, at det måtte anses for naturligt, at et endeligt referat ikke var ordret identisk med de underliggende noter, herunder at der i forbindelse med udarbejdelsen af referatet redaktionelt blev ”luget ud” i eventuelle gentagelser og bemærkninger, der ansås for mindre væsentlige i relation til det emne, der blev drøftet, således at det endelige referat fremstod som en gengivelse af de væsentligste hovedpunkter og drøftelser fra mødet.
Efter en gennemgang af de passager og afsnit i noterne, der ikke blev gengivet ordret i referatet, fandt ministeriet ikke, at noterne indeholdt oplysninger, der var omfattet af ekstraheringspligten i forvaltningslovens § 12, stk. 2.
Ministeriet fandt således ikke, at noterne indeholdt oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som kunne antages at være af væsentlig betydning for amtskommunens beslutning om at afskedige parten.
Ministeriet bemærkede i den forbindelse, at amtskommunen i sin begrundelse for at afskedige parten ikke havde lagt vægt på nogen af de udtalelser, der blev fremsat under mødet, og så meget desto mindre på den specifikke ordlyd af de udtalelser, som parten var refereret for at skulle have fremsat under mødet. Det forhold, at amtskommunen i sin begrundelse for afskedigelsen bl.a. havde lagt vægt på partens efterfølgende udtalelser om den angivelige uoverensstemmelse mellem noterne fra mødet og det efterfølgende referat og ledelsens angivelige motiv hertil, indebar efter ministeriets opfattelse ikke, at den specifikke ordlyd af de udtalelser, som parten blev refereret for at have fremsat under mødet, var indgået i amtskommunens begrundelse.
Ministeriet bemærkede endvidere, at de forskelle, der var mellem noterne og referatet, herunder for så vidt angår partens udtalelser, måtte anses for at være af redaktionel karakter og således uden betydning for indtrykket af, hvilke budskaber der blev bragt frem under mødet.
Endelig bemærkede ministeriet, at princippet om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2 pkt., antages at finde tilsvarende anvendelse på parters adgang til aktindsigt efter forvaltningsloven. Meroffentlighedsadgangen må medføre, at myndigheder har pligt til på begæring at overveje meroffentlighed også i forhold til en part i sagen. Den almindelige retsgrundsætning om saglig forvaltning indebærer endvidere, at myndigheden må angive en saglig grund for eventuelt at afslå adgang til meroffentlighed. Myndigheden er således ikke beføjet til at etablere en praksis, hvorefter meroffentlighed aldrig eller så godt som aldrig gives. Ved vurderingen af, om der bør gives meroffentlighed, kan myndigheden i modsætning til, hvad der gælder den lovfæstede ret til dokumenter, tage hensyn til, om ansøgeren har en særlig interesse i at få de ønskede oplysninger.
Ministeriet fandt i denne forbindelse, at i hvert fald partens seneste henvendelse, hvori parten endnu engang – efter amtskommunens afslag – fastholdt sin ret til aktindsigt i det pågældende dokument, idet parten bl.a. henviste til rimelighedsbetragtninger, og idet parten anførte, at vedkommende fortsat ønskede at benytte sig af muligheden for at redegøre for forløbet af mødet, måtte sidestilles med en begæring om meroffentlighed, og at amtskommunen derfor havde pligt til at overveje dette spørgsmål.
Ministeriet underrettede amtskommunen om ministeriets retsopfattelse og anmodede amtskommunen om at genoptage sagen med henblik på at foretage en vurdering af, om der kunne meddeles parten aktindsigt i det pågældende dokument efter princippet om meroffentlighed.
Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 12. februar 2003 til en amtskommune
– 2.k.kt.j.nr. 2003-2220/035-8