Kommunalbestyrelsen vedtager selv sin forretningsorden. Den normalforretningsorden, som Indenrigsministeriet har udsendt, er kun vejledende.
Udtalt, at dette imidlertid ikke er ensbetydende med, at der tilkommer kommunalbestyrelsen en ubegrænset frihed med hensyn til de spørgsmål, som forretningsordenen omhandler. Om tilvejebringelse af kommunalbestyrelsens beslutninger gælder i vidt omfang retsregler og retsgrundsætninger, der er bindende uden hensyn til, om kommunalbestyrelsen har vedtaget dem i en forretningsorden, og uden hensyn til, om kommunalbestyrelsens forretningsorden måtte indeholde modstridende bestemmelser.
Endvidere udtalt, at det er almindelige kommunale retsgrundsætninger, dels at der normalt skal udsendes en dagsorden i passende tid inden mødet, således at medlemmet gøres bekendt med, hvilke sager der skal undergives behandling på mødet, dels at medlemmet må have en rimelig mulighed for at gøre sig bekendt med materialet i de sager, som kommunalbestyrelsen skal behandle.
Disse retsgrundsætninger, som har fundet udtryk i § 8, stk. 4, i den kommunale styrelseslov, udspringer af, at det enkelte medlem har krav på et rimeligt grundlag for sin stillingtagen og stemmeafgivning i en sag.
Bestemmelserne i § 3, stk. 2 og 3, i normalforretningsordenen om udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af materiale forud for mødet er således udtryk for retsgrundsætninger, som ikke kan fraviges. Derimod kan de i bestemmelserne fastsatte frister ikke betegnes som ufravigelige regler.
Fristerne for udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af materiale til gennemsyn må imidlertid være rimelige, jf. styrelseslovens § 8, stk. 4 ("passende tidsrum").*
Rimeligheden af forretningsordenens frist for udsendelse af dagsorden må bl.a. vurderes på grundlag af kommunens praksis for udsendelse af materiale til brug for behandlingen af sagerne, herunder i hvilket omfang materiale i sagerne udsendes og tidspunktet for udsendelsen. Vurderingen af rimeligheden af fristen må endvidere ske på grundlag af kommunens praksis for fremlæggelse af materialet til medlemmernes eftersyn, herunder medlemmernes mulighed for at gennemgå materialet uden for arbejdstiden, samt i øvrigt på grundlag af kommunikationsforholdene.
F.eks. kan forretningsordenens frist for udsendelse af dagsorden være kortere, såfremt det er praksis, at alt relevant materiale udsendes samtidig med dagsordenen.
I den konkrete sag var der i kommunalbestyrelsens forretningsorden fastsat bestemmelse om, at dagsordenen skulle udsendes "3 dage" før et møde. Den af kommunalbestyrelsen fulgte praksis, hvorefter dagsordenen altid blev udsendt torsdag til brug for møde om mandagen, indebar imidlertid, at dagsordenen reelt blev udsendt 3 hverdage (eller 4 dage) før mødets afholdelse.
Ministeriet udtalte i den forbindelse, at ministeriet ikke fandt grundlag for at antage, at den af kommunalbestyrelsen fulgte praksis for udsendelse af dagsorden var i strid med styrelseslovens regler eller kommunalretlige retsgrundsætninger.
Ministeriet lagde herved vægt på, at medlemmerne af kommunalbestyrelsen havde fri adgang til at gennemse materialet i de sager, kommunalbestyrelsen skulle behandle, fra torsdag kl. 15 og frem til mødets afholdelse mandag kl. 17.
Samtidig udtalte ministeriet, at en kortere frist, der ville indebære, at dagsordenen først blev udsendt fredagen før møder om mandagen, efter ministeriets opfattelse ikke ville være lovlig.
Fristen i kommunalbestyrelsens forretningsorden på "3 dage" for udsendelse af dagsorden måtte - sammenholdt med forretningsordenens frist for fremlæggelse af materiale på "3 hverdage" - forstås som også omfattende søndagen.
Ministeriet fandt derfor - uanset at kommunalbestyrelsen ikke i praksis anvendte fristen på "3 dage" - at bestemmelsen måtte ændres til "3 hverdage" eller "4 dage".
Indenrigsministeriets brev af 7. maj 1997 til et byrådsmedlem
- 1. k.kt. j.nr. 1997/1070/731-1
* Jf. dog nu den ændrede affattelse af § 8, stk. 4, 1. pkt. (ændret ved lov nr. 1092 af 29. december 1997).