Udtalt, at et privat I/S, der i forbindelse med overtagelse af en fast ejendom fra en kommune, havde fået nogle erhvervslejekontrakter vedr. ejendommen i sin besiddelse, alene måtte opfattes som låner af kontrakterne, da der ikke var taget skridt til at inddrage selskabet under arkivlovens område.
Inddragelse af selskabet under arkivloven er ifølge § 2, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed, en betingelse for, at en myndighed kan overdrage dokumenter til en institution uden for den offentlige forvaltning. Rigsarkivet udtalte i forbindelse med sagens behandling, at selskabet, hvis det ikke blev inddraget under arkivloven, måtte anses for låner af dokumenterne, således at selskabet opbevarede disse på kommunens vegne.
På denne baggrund fundet, at kommunen fortsat havde adgang til og rådighed over erhvervslejekontrakterne.
Herefter udtalt, at kontrakterne fortsat var omfattet af offentlighedsloven, og at afgørelsen om hvorvidt der kunne gives aktindsigt i disse, skulle træffes af kommunen, jf. § 15 i offentlighedsloven, hvorefter afgørelser om aktindsigt træffes af den myndighed, der har dokumenterne i sin besiddelse.
Indenrigsministeriets brev af 28. juni 1995 til en klager
- 4. k.kt. j.nr. 1994/122/101-111