93.8.10. Om aktindsigt i kommunalbestyrelsesmedlemmers talepapirer

18-10-1993
8. Andre udtalelser og afgørelser Aktindsigt - internt materiale Medlem - talepapir, aktindsigt Offentlighed - talepapir Spørgetid - kommunal forvaltningsvirksomhed

Udtalt, at den virksomhed, som kommunalbestyrelsen udover under en vedtaget spørgetid, må anses for en kommunal forvaltningsvirksomhed, og at forvaltningsretlige regler, herunder offentlighedsloven og forvaltningsloven, derfor også må gælde for den virksomhed, der foregår i spørgetiden.

Endvidere udtalt, at det afgørende for, hvorvidt et kommunalbestyrelsesmedlems talepapir er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, er, om talepapiret har været undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med en forvaltningsmyndigheds virksomhed, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt.

Et talepapir, der er udarbejdet af forvaltningen, vil derfor under alle omstændigheder være omfattet af reglerne om aktindsigt. Et sådant talepapir må imidlertid i almindelighed anses for at være et internt arbejdsdokument, som er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 7. Talepapiret fortaber dog sin interne karakter, såfremt det udleveres til udenforstående, f.eks. til pressen.

Et talepapir, som er udarbejdet af kommunalbestyrelsesmedlemmet selv til støtte for medlemmets personlige indlæg i en debat eller lignende, og som ikke overgives til forvaltningen, vil derimod ikke kunne anses for at tilhøre en sag og derfor heller ikke for omfattet af retten til aktindsigt. Dette gælder, uanset om talepapiret anvendes under et kommunalbestyrelsesmøde, et udvalgsmøde eller en kommunalbestyrelses offentlige spørgetid, og uanset om talepapiret anvendes af borgmesteren, en udvalgsformand eller et menigt medlem af kommunalbestyrelsen.

Da et sådant talepapir således ikke tilhører en sag, jf. offentlighedslovens § 5, stk. 1, vil det ikke kunne anses for at være omfattet af retten til aktindsigt, fordi det udleveres til f.eks. en journalist.

Overgiver taleren derimod et sådant talepapir til forvaltningen, vil dokumentet være at anse som en del af en sag og vil - da det ikke kan anses for at være internt - som udgangspunkt være omfattet af retten til aktindsigt.

Indenrigsministeriets brev af 18. oktober 1993 til en borgmester
- 4. k.kt. J.nr. 1993/122/200-2