92.1.4. Om tavshedspligt med hensyn til udvalgets forhandlinger og dagsordens- eller sagsmateriale

17-11-1992
1. Kommunalbestyrelsen og dens udvalg Udvalg - dagsorden og protokol

Udtalt, at den kommunale styrelseslov ikke anerkender begrebet "lukket møde" for kommunalbestyrelsen, men alene en adgang til at behandle enkelte sager for lukkede døre. Hensynet til at opnå en fri og åben debat kan ikke begrunde en dørlukning. I sammenhæng hermed antages det, at det forhold, at kommunalbestyrelsens forhandlinger foregår for lukkede døre, næppe i sig selv medfører, at forhandlingerne må anses for fortrolige og dermed undergivet tavshedspligt. Udvalgenes møder er derimod ikke offentlige. Der er ikke hjemmel til, at udvalgene eller kommunalbestyrelsen kan beslutte, at udvalgsmøder skal være offentlige. Om tavshedspligten for så vidt angår udvalgsmøder henvist til den kommenterede kommunale styrelseslov ved Preben Espersen m.fl., 1991, side 121.

Endvidere udtalt, at det forhold, at der må antages at gælde en almindelig tavshedspligt for så vidt angår forhandlingerne i kommunalbestyrelsens udvalg, ikke i sig selv betyder, at det materiale, der sendes til medlemmerne til brug for behandlingen af sagerne, eller de beslutninger, der træffes, også er fortrolige og dermed undergivet tavshedspligt. Vurderingen af, om sagsmaterialet og udvalgsbeslutningerne er fortrolige, må efter Indenrigsministeriets opfattelse ske på grundlag af de almindelige regler om tavshedspligt, der er fastsat i forvaltningslovens § 27, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c - 152 f.

Opregningen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, af de hensyn, der kan føre til tavshedspligt, er dog ikke udtømmende. Blandt de hensyn, som ikke er nævnt i loven, men som efter omstændighederne kan begrunde tavshedspligt, er hensynet til offentlige myndigheders interne beslutningsproces, jf. den kommenterede forvaltningslov ved John Vogter, 1992, side 326.

På denne baggrund antages det, at udvalgenes indstillinger til kommunalbestyrelsen må anses for fortrolige af hensyn til kommunalbestyrelsens beslutningsproces i det omfang, kommunalbestyrelsen ikke har truffet beslutning om offentliggørelse af indstillingerne. Det samme gælder de indstillinger fra forvaltningen, som foreligger i det dagsordens eller sagsmateriale, der udsendes til udvalgsmedlemmerne.

Derimod er der efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke grundlag for i øvrigt generelt at anse dagsordens- eller sagsmateriale, der udsendes til udvalgsmedlemmer, eller endelige udvalgsbeslutninger for fortrolige, medmindre materialet eller beslutningen indeholder oplysninger, der efter en konkret vurdering må anses for fortrolige, f.eks. oplysninger om enkeltpersoners personlige eller økonomiske forhold, oplysninger om offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed m.v.

I den forbindelse bemærket, at der kan være særlige tilfælde, hvor oplysning om en sag og dens forestående behandling i et udvalg må anses for fortrolig af hensyn til den interne beslutningsproces, uanset om sagen indeholder fortrolige oplysninger, f.eks. en sag om interne organisationsændringer, generelle personalemæssige forhold, kommunes forhold til private institutioner m.v. I sådanne sager vil der dog typisk også være væsentlige hensyn til kommunens interesse i en hemmeligholdelse af sagerne, således at oplysninger om sagerne allerede af den grund vil være i strid med reglerne om tavshedspligt.

I den konkrete sag, som en statsadvokat havde forelagt for Indenrigsministeriet, fandt Indenrigsministeriet herefter ikke grundlag for at antage, at hensynet til udvalgsbehandlingen og kommunens interne beslutningsproces eller væsentlige hensyn i øvrigt til kommunens interesser kunne begrunde en tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der var angivet i det pågældende dagsordenspunkt i den "lukkede del" af udvalgets dagsorden.

Endvidere bemærket, at sagsbeskrivelsen i dagsordenspunktet efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke kunne betragtes som en forhandling af fortrolig karakter inden for en offentlig myndighed, jf. straffelovens § 129, uanset at det antages, at udtrykket "forhandlinger" også dækker det materiale, der ligger til grund for forhandlingerne, jf. Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, 1986, side 73.

Indenrigsministeriets skrivelse af 17. november 1992 til en statsadvokat
- 1. k.kt. j.nr. 1992/1019-13